Whistleblower-Richtlinie

Einführung und Hintergrund

Bagger-Sørensen & Co A/S möchte in allen Angelegenheiten, die Bagger-Sørensen & CO A/S und alle seine dänischen Konzerngesellschaften (das „Unternehmen“) betreffen, glaubwürdig sein und eine offene Unternehmenskultur pflegen. Das Unternehmen strebt eine Kultur an, in der sich alle frei äußern können, wenn sie Kenntnis davon haben oder den Verdacht hegen, dass andere Mitarbeiter oder die Unternehmensleitung gegen geltendes Recht verstoßen haben oder zu verstoßen beabsichtigen.

In diesem Zusammenhang hat das Unternehmen ein Whistleblower-System eingerichtet. Das Whistleblower-System ergänzt die direkte und tägliche Kommunikation am Arbeitsplatz über Fehler und unbefriedigende Bedingungen usw.

Meldungen im Rahmen des Whistleblower-Programms müssen stets in gutem Glauben erfolgen.

Meldungen werden elektronisch über das Safe2Whistle-Webportal eingereicht, das von der Anwaltskanzlei Bech-Bruun verwaltet wird, die auch alle eingehenden Meldungen prüft. Wenn eine Meldung als außerhalb des Whistleblower-Programms des Unternehmens liegend eingestuft wird, wird sie abgelehnt und der Meldende entsprechend informiert. Wenn die Meldung in den Geltungsbereich des Whistleblower-Programms fällt, wird sie zur internen Bearbeitung und Untersuchung an die zuständigen internen Administratoren des Unternehmens weitergeleitet.

Meldungen, die bei „Safe2Whistle” eingereicht werden, müssen so weit wie möglich transparent sein, d. h. die Identität und Kontaktdaten des Meldenden enthalten. Es ist jedoch möglich, eine anonyme Meldung einzureichen, wenn sich der Meldende damit wohler fühlt. Weitere Informationen zur Anonymität finden Sie im Abschnitt „Anonymität” weiter unten.

Der Zweck der Whistleblower-Richtlinie besteht darin, die Funktionsweise des Whistleblower-Systems zu erläutern.

Wer darf Berichte einreichen?

Alle Mitarbeiter des Unternehmens sowie Mitglieder der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats des Unternehmens sind in das Whistleblower-System einbezogen. Darüber hinaus können auch andere Personen, wie Geschäftspartner oder Lieferanten, die in einer geschäftlichen Beziehung zum Unternehmen stehen, das Whistleblower-System nutzen.

Was kann gemeldet werden?

Das Whistleblower-System dient ausschließlich der Meldung schwerwiegender Verstöße, die unter das dänische Whistleblower-Schutzgesetz (Gesetz Nr. 1436 vom 29.06.2021 mit allen späteren Änderungen) fallen. Daher können Meldungen an das Whistleblower-System des Unternehmens Folgendes betreffen:

• Verstöße gegen bestimmte Bereiche des EU-Rechts
• Schwere Straftaten und andere schwerwiegende Angelegenheiten

In Bezug auf Verstöße gegen bestimmte Bereiche des EU-Rechts kann ein Bericht beispielsweise Folgendes betreffen

• Verstöße gegen EU-Recht in Bezug auf das öffentliche Beschaffungswesen, Produktsicherheit und -konformität sowie Umweltschutz. Für die übrigen Bereiche des einschlägigen EU-Rechts wird auf Artikel 2 der EU-Richtlinie (EU) 2019/1937 vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, verwiesen.

Unter anderen schweren Straftaten und anderen schwerwiegenden Angelegenheiten können Berichte beispielsweise Folgendes betreffen

• Finanzkriminalität, z. B. Unterschlagung, Betrug und Urkundenfälschung
• Verstöße gegen die gute Unternehmensführung, z. B. Bestechung oder Wettbewerbsverzerrung
• Verstöße gegen die Arbeitsumgebung und Arbeitssicherheit
• Verstöße gegen Umweltvorschriften und Umweltverschmutzung
• Schwerwiegende oder wiederholte Verstöße gegen wesentliche interne Richtlinien, z. B. zu Geschäftsreisen, Geschenken, Finanzberichterstattung usw.
• Schwerwiegende Konflikte am Arbeitsplatz, z. B. in Form von körperlicher Gewalt und sexuellem Missbrauch

Angelegenheiten wie Mobbing, Unzufriedenheit mit der Bezahlung, Verstöße gegen die Alkoholrichtlinien usw. oder andere personalbezogene Angelegenheiten dürfen im Allgemeinen nicht über das Whistleblower-System gemeldet werden, sondern müssen stattdessen dem Vorgesetzten des Meldenden oder direkt dem Personalverantwortlichen des Unternehmens gemeldet werden.

Wer bearbeitet die Berichte?

Nach der ersten Bewertung durch Bech-Bruun werden die Meldungen intern von Morten Beck Jørgensen bearbeitet, der externes Mitglied des Vorstands von Bagger-Sørensen & Co. A/S ist. Alle Meldungen, die Morten Beck Jørgensen betreffen, werden von Bech-Bruun in Zusammenarbeit mit Hans-Henrik Eriksen bearbeitet.

Bech-Bruun wird über das Whistleblower-Portal über das Ergebnis der Untersuchung informiert und wird beurteilen, ob die Angelegenheit als abgeschlossen betrachtet werden kann oder ob die Meldung weitere Untersuchungen erforderlich macht.

Wie werden die Berichte behandelt?

Wenn eine Meldung eingeht, führt Bech-Bruun als externer Administrator eine erste Prüfung der Angelegenheit durch und lehnt Meldungen ab, die nicht in den Anwendungsbereich des Whistleblower-Systems fallen. Der Zweck der externen Verankerung besteht darin, Unparteilichkeit und Objektivität bei der Bearbeitung von Meldungen zu gewährleisten. In diesem Zusammenhang ist Bech-Bruun der Datenverarbeiter im Auftrag von Bagger-Sørensen & Co. A/S, dem Datenverarbeiter des Unternehmens.

Wenn die Meldung nicht in den Geltungsbereich des Programms fällt oder sich als offensichtlich unbegründet erweist, wird sie sofort abgelehnt und aus dem System gelöscht, und die Person, die den Fall gemeldet hat, wird entsprechend benachrichtigt. Die meldende Person wird aufgefordert, sich an eine andere für den Fall relevante Person zu wenden, z. B. ihren Vorgesetzten oder ihren Manager.

Wenn die erste Prüfung ergibt, dass die Meldung in den Geltungsbereich der Whistleblower-Regelung fällt, wird die Meldung an Morten Beck Jørgensen weitergeleitet, der den Fall untersuchen wird. Morten Beck Jørgensen unterliegt einer besonderen Geheimhaltungspflicht.

Spätestens 7 Tage nach Eingang einer Meldung im Rahmen des Whistleblower-Programms erhält der Meldende eine Bestätigung über den Eingang der Meldung. In der Regel erhält der Meldende spätestens 3 Monate nach Erhalt dieser Bestätigung eine Benachrichtigung über den Abschluss der Meldung. Wenn die Bearbeitung einer Meldung länger als 3 Monate dauert, erhält der Meldende eine Benachrichtigung über den Grund, warum weitere Untersuchungszeit erforderlich ist. Der Meldende erhält in der Regel im Rahmen der dänischen Gesetzgebung Informationen über das Ergebnis der Meldung.

Die gesamte Kommunikation zwischen der meldenden Person und Bech-Bruun erfolgt über das Whistleblower-Portal. Daher ist es wichtig, dass die meldende Person die Meldung auf dem Whistleblower-Portal verfolgt, wenn sie eine Empfangsbestätigung für die Meldung erhalten möchte, einen Grund dafür erfahren möchte, warum die Bearbeitung der Meldung länger dauert, und wenn die meldende Person eine Benachrichtigung über das Ergebnis der Untersuchungen der Meldung erhalten möchte.

Es ist wichtig, dass das Whistleblower-System nicht für falsche Anschuldigungen genutzt wird, durch die unschuldige Personen unter Verdacht geraten. Alle Meldungen müssen daher in gutem Glauben erfolgen. Wenn eine Meldung in böser Absicht erfolgt ist und sich als Ergebnis persönlicher negativer Gefühle, Rache usw. herausstellt, kann dies arbeitsrechtliche Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis der meldenden Person haben.

Wie reicht man eine Meldung ein?

Meldungen erfolgen über das Internetportal „Safe2Whistle“. Meldungen dürfen nicht auf andere Weise eingereicht werden. Wenn Sie eine Meldung einreichen möchten, müssen Sie die folgende URL in einen Browser eingeben:

https://report.whistleb.com/da/baggersorensen, die mit dem Safe2Whistles-Portal verlinkt ist.

Es wird empfohlen, Berichte von einem privaten Gerät (PC, Tablet oder ähnliches) aus einzureichen.

Bei der Einreichung eines Berichts sind die unten aufgeführten Informationen in der Regel für die weitere Untersuchung des Problems hilfreich:

• Eine Beschreibung des betreffenden Vorfalls, einschließlich Datum, Ort und Name(n) der beteiligten Person(en)
• Alle Unterlagen oder Beweise bezüglich des Verstoßes oder andere Informationen, die für die Untersuchung hilfreich sein könnten

Anonymität

Es liegt im Ermessen der meldenden Person, ob sie die Meldung unter ihrem eigenen Namen oder anonym einreichen möchte.

Wenn der Informant Anonymität wählt, ist es wichtig, dass er seinen Namen nirgendwo im Bericht angibt. Darüber hinaus sollte sich der Informant bewusst sein, dass seine Identität aus den Informationen, die er im Bericht angegeben hat, abgeleitet werden könnte.

Nachträgliche Klärung und Einholung zusätzlicher Unterlagen

Bei der Einreichung einer Meldung können zusätzliche Informationen von Bech-Bruun angefordert werden. Darüber hinaus kann der Meldende jederzeit den Status der Meldung überprüfen, ebenfalls über Safe2Whistle. Daher ist es wichtig, dass der Meldende sich über das Whistleblower-Portal über den aktuellen Stand seiner Meldung auf dem Laufenden hält.

Wir empfehlen dem Berichterstatter, weitere Informationen zur Verfügung zu stellen, da der Fall ohne diese möglicherweise nicht abgeschlossen werden kann.

Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen

Alle in gutem Glauben eingereichten Meldungen sind vor jeglicher Form von Vergeltungsmaßnahmen geschützt. Jede Person, die versucht, Vergeltungsmaßnahmen gegen einen Whistleblower zu ergreifen, der in gutem Glauben eine Meldung eingereicht hat, kann gemäß dem Arbeitsrecht mit Sanktionen belegt werden. In diesem Zusammenhang wird auf das dänische Whistleblower-Gesetz (Gesetz Nr. 1436 vom 29.06.2021 mit allen nachfolgenden Änderungen) verwiesen.

Vertraulichkeit

Bech-Bruun unterliegt als externer Verwalter zusammen mit Morten Beck Jørgensen und Hans-Henrik Eriksen einer besonderen Geheimhaltungspflicht. Darüber hinaus unterliegt jede Person, die an der Untersuchung einer Meldung beteiligt ist, derselben besonderen Geheimhaltungspflicht in Bezug auf alle Informationen, die Gegenstand der Untersuchung der über das Whistleblower-System eingegangenen Meldung sind oder waren.

Mitteilung an die gemeldete Person und an andere Personen

1. Folgendes gilt für Arcedi Biotech, GRISOGKO, For Emma, Fiberpartner, Motus Nordic , Bøgeris Transportbånd, Rampe Sluseteknik, Flex Wind DK, Grene Wind Industry Supplies, Nos und MPASIA

Wenn Informationen über Sie im Rahmen des Whistleblower-Programms gemeldet wurden und die Meldung nach Prüfung in den Geltungsbereich des Whistleblower-Programms des Unternehmens fällt, werden Sie unter Berücksichtigung der Untersuchung der Meldung so schnell wie möglich benachrichtigt.

Wenn der Bericht hingegen als außerhalb des Whistleblower-Programms des Unternehmens liegend bewertet wird, werden Sie gemäß den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung und des dänischen Datenschutzgesetzes benachrichtigt.

2. Für alle anderen Konzerngesellschaften, die oben in Abschnitt 1 nicht genannt sind, gilt Folgendes

Wenn Informationen über Sie im Rahmen des Whistleblower-Programms gemeldet werden und die Meldung nach Einschätzung des Unternehmens unter das Whistleblower-Programm fällt, werden Sie in der Regel nicht darüber informiert.

Wenn die Meldung hingegen als außerhalb des Whistleblower-Programms des Unternehmens liegend eingestuft wird, werden Sie gemäß den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung und des dänischen Datenschutzgesetzes benachrichtigt.

IT-Sicherheit

Das System zur Registrierung der Meldungen wird von Whistleblowing Center AB betrieben, einer unabhängigen Stelle, die die Sicherheit und Anonymität des Systems (auf Wunsch) gewährleistet.

Rechte der betroffenen Personen

Personen, über die im Zusammenhang mit dem Whistleblower-Programm Informationen registriert wurden, einschließlich der meldenden Person, können Zugang zu den registrierten personenbezogenen Daten beantragen, um deren Richtigkeit zu überprüfen und falsche, unvollständige oder veraltete Informationen zu korrigieren.

Darüber hinaus hat die betroffene Person das Recht, der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen und deren Einschränkung zu verlangen. Darüber hinaus haben betroffene Personen das Recht, gegebenenfalls die Berichtigung oder Löschung ihrer Daten zu verlangen. Unter bestimmten Umständen kann die betroffene Person auch verlangen, dass das Unternehmen eine Kopie ihrer personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereitstellt und die Daten an einen anderen Datenverantwortlichen übermittelt.

Löschung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit dem Whistleblower-Programm des Unternehmens verarbeitet werden, werden so lange gespeichert, wie es für die Zwecke, für die die Daten erhoben wurden, erforderlich ist.

Meldungen, die nicht unter die Whistleblower-Regelung fallen oder sich anderweitig als unbegründet erweisen, werden umgehend gelöscht.

Wenn das Ergebnis eines bestimmten Falls lautet, dass keine Unregelmäßigkeiten vorliegen, werden die personenbezogenen Daten unverzüglich und in der Regel innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss des Falls gelöscht.

Meldungen, die bearbeitet werden, aber nicht zu einer polizeilichen Anzeige führen, werden zwei Jahre nach Abschluss der Ermittlungen gelöscht.

Wenn eine Anzeige bei der Polizei oder anderen zuständigen Behörden erstattet wird, werden personenbezogene Daten 5 Jahre nach Abschluss des Falls gelöscht.

Informationen können auch gespeichert werden, wenn sie anonymisiert sind.

Datenschutz

Das Unternehmen kann die folgenden personenbezogenen Daten über die gemeldete Person und andere in der Meldung genannte Personen verarbeiten:

– Name, Position, Kontaktdaten und gemeldete Informationen
– Beschreibung der mutmaßlichen Straftat

Die personenbezogenen Daten werden zum Zweck der Verwaltung des Whistleblower-Systems und der Bearbeitung gemeldeter Vorfälle verarbeitet, einschließlich der Aufklärung potenzieller Straftaten.

Für Arcedi Biotech, GRISOGKO, For Emma, Fiberpartner, Motus Nordic , Bøgeris Transportbånd, Rampe Sluseteknik, Flex Wind DK, Grene Wind Industry Supplies, Nos und MPASIA basiert die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit einer im Rahmen des Whistleblower-Programms eingegangenen Meldung auf der Interessenabwägungsregel in Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der Datenschutz-Grundverordnung, da das Unternehmen ein berechtigtes Interesse an der Untersuchung gemeldeter Sachverhalte hat. Bei Straftaten ist die Grundlage für die Verarbeitung § 8 Abs. 3 des dänischen Datenschutzgesetzes, da es notwendig ist, ein berechtigtes Interesse zu wahren, das eindeutig über die Interessen der betroffenen Person hinausgeht. Bei anderen sensiblen Informationen basiert die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit einer über das Whistleblower-System eingegangenen Meldung auf § 12 Abs. 2 des dänischen Datenschutzgesetzes.

Für alle anderen Unternehmen der Gesellschaft basiert die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit einer Meldung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c der Datenschutz-Grundverordnung, da die Gesellschaft einer gesetzlichen Verpflichtung zur Einrichtung eines Whistleblower-Systems unterliegt. Bei Straftaten ist die Grundlage für die Verarbeitung § 8 Absatz 3 des dänischen Datenschutzgesetzes, da dies zur Wahrung eines berechtigten Interesses erforderlich ist, das die Interessen der betroffenen Person eindeutig überwiegt. Für andere sensible Informationen basiert die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit einer Meldung im Rahmen des Whistleblower-Systems auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f und Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe g der Datenschutz-Grundverordnung, vgl. § 22 des dänischen Whistleblower-Gesetzes.

Um die oben genannten Zwecke zu erfüllen, kann das Unternehmen Dritten, die auf der Grundlage eines Vertragsverhältnisses mit dem Unternehmen relevante Dienstleistungen erbringen, Zugang zu den personenbezogenen Daten gewähren. Dabei kann es sich beispielsweise um IT-Lieferanten oder andere Lieferanten handeln, die personenbezogene Daten für das Unternehmen verarbeiten. Diese Lieferanten verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich gemäß den Anweisungen des Unternehmens im Rahmen von Datenverarbeitungsvereinbarungen.

Unter bestimmten Umständen und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen kann es erforderlich sein, Ihre personenbezogenen Daten beispielsweise an die Polizei, Rechtsanwälte, Gerichte, andere Behörden und Konzernunternehmen weiterzugeben.

Personenbezogene Daten können an Datenverarbeiter in Ländern außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden. Eine solche Übermittlung findet nur statt, wenn eine Übermittlungsgrundlage gesichert ist. Darüber hinaus basiert die Übermittlung auf dem EU-US-Datenschutzrahmen oder den Standardverträgen der EU-Kommission, auf die Sie Zugriff haben.

Jedes Unternehmen innerhalb der Bagger-Sørensen-Gruppe ist für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wer der Datenverantwortliche ist, können Sie sich jederzeit an Bagger-Sørensen & Co. A/S, Tabletvej 1, 7100 Vejle, wenden.

Fragen

Fragen zum Whistleblower-Programm können an TMI, HHE oder Morten Beck Jørgensen gerichtet werden.

Vejle, September 2023

Kontaktdaten:
Thomas Mikkelsen: tmi@baggersorensen.com Tel. 20 60 79 24
Hans-Henrik Eriksen: hhe@baggersorensen.com Tel. 20 60 79 81
Morten Beck Jørgensen mbej@novo.dk Tel. 30 67 47 83

Sie können eine Beschwerde bei der dänischen Datenschutzbehörde, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby,dt@datatilsynet.dk, einreichen.

Wenn Sie sich bei der Nutzung des Whistleblower-Programms des Unternehmens nicht sicher fühlen oder aus anderen Gründen die Nutzung eines externen Whistleblower-Programms für sicherer halten, können Sie eine Meldung über das externe Whistleblower-Programm der dänischen Datenschutzbehörde einreichen, bei dem Sie eine Meldung entweder schriftlich oder mündlich einreichen können. Das Whistleblower-Programm der dänischen Datenschutzbehörde ist unterwww.whistleblower.dk verfügbar.